이천시가 종전 ‘상명하달식’의 간부회의를 토론식으로 운영하고 회의자료 없는 회의를 시도하는 등 회의운영방법 개선을 통해 업무효율성 높이기에 나섰다.

지난해 7월 조 시장이 취임하면서 “종이회의서류를 없애라”는 지시에 따라 ‘노트북 업무보고’로 전환한 뒤 비효율성이 지적되는 부분을 다시 개선하기로 한 것.

21일 시에 따르면, 종전에는 통상적으로 매주 금요일 오전 8시에 본청 26개 실과 및 사업소장 등 간부공무원들이 참석한 가운데 업무보고회를 가졌고, 셋째 주 금요일은 14개 읍면동장을 비롯해 부면장, 본청 6급이상 공무원들이 회의에 참석하는 확대간부회의를 해왔다.

또한, 업무보고를 위해 매주 현안업무를 포함해 일상, 행사성 업무까지 하나하나 보고자료를 만들어 왔으며, 회의 운영도 토론식이라기보다는 묻고 지시하는 형식으로 진행돼 왔다.

시는 이러한 회의운영 방법이 공무원들의 창의적인 사고를 막고, 회의시간이 길어지면서 업무효율성을 떨어뜨릴 뿐 아니라, 매주 회의를 위한 보고자료를 만드는데 따른 하위직 공무원의 부담을 가중시키는 등 공공생산성을 저하시키는 원인이 되고 있다는 자체 진단을 내렸다.

시는 이에 따라, 기존 간부회의운영 방식을 대폭 개선키로 했다. 우선, 보고와 지시일변도의 회의운영방식을 토론식으로 전환하고, 별도 회의자료 없이 중요사항을 메모보고 하는 형식으로 진행해 회의시간을 대폭 단축키로 했다.

또한, 본청 읍면동간 정보교류를 통해 시정현안사항을 유기적으로 추진키 위해 매월 첫째 주는 읍면동장회의로 진행하고, 이 자리에 본청 실·과·국장 등 간부공무원이 참석해 읍면동 현안을 듣고, 시 본청의 협조사항도 전달할 방침이다.

또한, 둘째·넷째 주는 본청 5급이상 간부회의로 진행하되 별도 회의자료 없이 현안사항을 메모 보고하는 형식으로 토론식 회의를 진행할 계획이다.

더불어, 셋째 주 회의는 6급 중견 간부급 공무원들의 발표력 향상과 시정현안의 공유, 효과적인 전파를 위해 본청 6급이상 간부회의로 진행하되, 종전처럼 일상 행사성 업무를 포함해 업무보고회의를 갖는 다는 방침이다.

시 관계자는 이번 간부회의 운영방법 개선에 대해 “매주 작성하던 회의서류가 없어지고 시간도 대폭 단축돼 업무효율성이 높아질 것”이라며 “토론식 회의문화가 함께 정착되면 부서간 업무이해도와 관심도가 높아지는 긍정적인 효과가 기대된다”고 말했다.